İK Ekiplerine, Fark Yaratan Yaklaşımlar Geliştirmeleri İçin Destek Oluyoruz

Trio İK, firmaların iletişim kalitesini arttırarak, organizasyonel ve bireysel gelişimlerini sağlamak amacıyla hizmetler sunuyor. Trio İnsan Kaynakları Kurucu Danışmanı Berna Büyükutku Borağan, Trio İK'nın İnsan Kaynakları yöneticilerine rehberlik etme misyonunu ve İK danışmanlık sürecinde izledikleri stratejileri anlatıyor.

Trio İK'dan ve faaliyetlerinizden bahseder misiniz?

Hizmet felsefemizin “Firmalara temas ederek, içinde bulunduğumuz rekabetçi ortamda, iletişim kalitesini arttırarak, organizasyonel ve bireysel gelişimi sağlamak” olduğunu söylüyoruz ve yaptığımız işlerle bunu gösteriyoruz. İnsan kaynakları danışmanlığı, sistem danışmanlığı, kurum içi farkındalık oluşturma, organizasyonel gelişim ve kültürel süreç yönetimi alanlarında verdiğimiz hizmetlerle özellikle büyüme ve dönüşüm aşamasındaki küçük ve orta ölçekli şirketlerin İK politikalarına doğru tespitlerle doğru yaklaşımları sunuyoruz. Bu yolda adaletli bir yönetim anlayışı, çalışanlara değerli hissedildiği ve ileriye dönük bir bakış açısı benimsiyoruz.

Trio İK'nın İnsan Kaynakları yöneticilerine rehberlik etme misyonundan, bununla ilgili çalışmalarınızdan bahseder misiniz?

20 yıllık insan kaynakları deneyimime şu an durduğum yerden baktığımda kendimi çok şanslı hissediyorum. Hep analiz eden, fark yaratma hevesi içinde çalışan, sektörü ve rekabeti anlayarak insan kaynakları politikaları geliştirmek üzerine bakış açısı olan yöneticiler ve ekiplerle çalıştım.  Şunu gördüm ki, esneklik göstererek yeri geldiğinde değişimi başlatmak, yeri geldiğinde değişme adapte olmak ve yeri geldiğinde değişimi sürdürmek konusunda kaslarımı bir hayli geliştirmişim.  Bir insan kaynakları uzmanı olarak bu kaslarınız sizi gerçekten bir öteye taşıyor, hızla değişen dünya ve ihtiyaçlara karşı pozisyon alabilmenizi kolaylaştırıyor.

Özellikle kurumsallık sancısı çeken, bu yola çıkan ve bu yolda azimle ilerlemek isteyen firmaların insan kaynakları ekiplerine bahsettiğim desteği vermek, sadece standart prosedür ve süreç uygulamalarının dışında fark yaratan ve değer katan yaklaşımlar geliştirmelerine destek olmak için çalıştığımızı söyleyebilirim.

Bunun için neler yaptıklarımızdan örnek vermem gerekirse yapılan çalışmaların içerideki iletişimini yapmak için atılan maillerin yazılı anlatım dilinden, mevcut iş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik çalışma modeli önerisi getirmekten, insan kaynaklarının dünyadaki ve son zamanlardaki trendlerine yönelik ekibin eğitilmesinden, yönetim ekiplerinin liderlik tarzlarına yönelik gelişim programları tasarlamaktan bahsedebiliriz.

Danışmanlık hizmeti almanın şirket ve İnsan Kaynakları yöneticileri için önemi nedir? İnsan Kaynakları desteğine neden ihtiyaç duyuluyor?

Beş farklı nedenden dolayı insan kaynakları konusunda uzman desteğine ihtiyaç duyuluyor:

1- İnsan kaynakları ekibiniz var ise mevcut bilgi, beceri ve deneyimlerini geliştirmek, ekibin mevcut yetkinliklerini bir öteye taşımak veya proje yoğunluğuna bağlı olarak iş gücü konusunda destek almak

2- Mevcut ekibinizin içinde ihtiyaç duyulan uzmanlık ile ilgili yeterli yetkinlik olmadığında başka bir kaynağa ihtiyaç duymak

3Şirketiniz bünyesinde insan kaynakları yapısı tam oturmamış olduğunda tüm yapıyı kurmak ve kültüre uygun bir sistem oluşturmak ihtiyacı bu arayışı tetikleyebilir

4- Çağı yakalamak, dünyadaki gelişmelerden haberdar olmak, yeni ve farklı uygulamaları organizasyon içine adapte etmek vizyonu ve bakış açısı da insan kaynakları konusunda danışmanlık alma isteğini veya ihtiyacını doğurabilir.

5- Yoğunlukla gördüğümüz "değişim" ve "dönüşüm" ihtiyacı; hem insan kaynakları profesyonellerini, hem şirket üst düzey yöneticilerini hem de şirket sahiplerini bu uzmanlık desteğine yöneltir.

Sonuç olarak işlerini bir sonraki aşamaya taşımak isteyen büyük ya da küçük ölçekli şirketler için "İK Danışmanlığı" bir ihtiyaç olduğunu söyleyebiliriz.

İK danışmanlık sürecinde nasıl bir strateji izliyorsunuz?

Öncelikle şirket sahibinin ve proje sponsorunun beklenti ve ihtiyaçlarını sorguluyorum.  Bu beklenti ve ihtiyaçların şirket yönetim takımı başta olmak üzere şirket genelinde ne kadar sahiplenildiğinin ya da önemsendiğinin değerlendirmesini analiz ederek kazan-kazan yaklaşımı ile hareket etmemi sağlayacağını düşündüğüm bir yol haritası belirliyorum. Bu yol haritası üzerinden üst yönetim ile el sıkıştıktan sonra aksiyona geçiyorum.

Kurum kültürü ve şirketin değerleri benim çalışmalarımda en öne koyduğum unsurlar. O yüzden hizmet edeceğim şirketin değerlerini ve kültürünü doğru anlayıp özümsemem ve yukarıda bahsettiğim ihtiyaç ve beklentilere göre doğru filtrelemem gerekiyor.  Beklenen değişim ve dönüşümüm olabilmesi için hangilerini güncellemek, hangilerini aynı şekilde korumak ve hangilerinin temel öncelikler içinden çıkarmak gerektiğini tespit ediyorum. İnsan kaynakları ve kurum içi iletişim politikalarını bu bilinç ve bakış açısı ile tasarlayarak ilerliyorum.

Üst yönetimi her zaman bilgilendirerek ve mümkün olduğunca işlerimizin içine dahil ederek ilerlemek istiyorum çünkü bu destek ve sahiplenme ve hatta o makamdan takip olmazsa maalesef istediğimiz kadar etkin sonuçlar elde edilemiyor.

Ben şirket insan kaynakları ekibi ile bir takım olarak hareket ediyorum.  İlk zamanları daha operasyonun içinde, daha aktif ve daha karar verici rol üstleniyorum. Zaman içinde ekibin yetkinliği ve insan kaynakları yöneticisinin kendisini hazır hissettiği anda bilinçli olarak yavaş yavaş kendimi geri plana çekiyorum ve bir sonraki adımda ise projeyi tamamlayarak el sıkışmak oluyor.

Yukarıda bahsettiklerimi yapmak için izlediğim yöntemlerin içinde anket uygulamaları, farklı seviyelerde çalıştaylar, sosyal etkinlikler ve iç iletişim araçları kullanıyorum.  Aksiyon planımıza bağlı olarak farklı danışmanlardan ve uzmanlardan da destek almam gerekiyor. Projelerimin hemen hemen yüzde 90’ında takip ziyaretlerim, toplantılarım veya kısa dönemlik bir araya gelmelerim oldu, halen de böyle çalışıyorum. Bunu da benim stratejimin bir parçası olarak görebilirsiniz. Amacım uygulamaların hayata geçme ve yaygınlaşma derecesini görmek. Değişimin beklenen ve hedef edilen şekilde olup olmadığının takibini yapmak.

Kurum içi farkındalık oluşturma kapsamındaki çalışmalarınızı anlatır mısınız?

Şirketin yapısı ve fiziki yapılanmasına bağlı olarak çalışmalarımızı şekillendiriyoruz. Eğer tek bir bina ve lokasyonda ise departmanlar arası toplantılar ve toplu yönetim bilgilendirme toplantıları yapmak ile yazılı ve görsel iç iletişim araçları kullanmak gibi uygulamalar aklıma ilk gelenler.  Eğer dağınık bir yapı varsa o zaman iç iletişimi ve farkındalığı arttırıcı gönüllülük esasının da önde olduğu komiteler kuruyoruz. Bu komitelerin rol ve sorumlulukları belirleniyor ve kendileri organizasyon içinde çalışmalara başlıyorlar.

En önemli konunun teknoloji kullanımı olduğunu söylemem gerekir. İnsan kaynaklarının kesinlikle ya kurumun kullandığı bir ERP uygulaması varsa onunla entegre olacak yoksa da insan kaynakları olarak kendi tarihçesini tutacak ve veri yönetimini yapacak bir altyapıya sahip olması gerekiyor. Her bir çalışanın erişimin olduğu bir platform süper bir farkındalık aracına dönüşebilir. Sosyal medya yönetimini de unutmamak lazım.  İnsan kaynakları olarak bu alanda da kurumun temsilcisi olarak aktif olmak kurumsallığı bir çıt öteye taşımakta oldukça etkin olabilir.